Lean Office, Štíhlá administrativa

Co je Lean Office

Podobně, jak ve výrobních procesech i v administrativních procesech je možné najít aktivity, které jsou plýtváním. Zavedení prvků štíhlé výroby do administrativních procesů nazýváme Štíhlá kancelář nebo Lean Office.

Na co slouží Lean Office

Stejně jako výrobní, tak i administrativní procesy jsou prováděny s cílem uspokojit zákaznické požadavky. Je třeba si uvědomit, že zákazníkem jsou i interní, vnitřně firemní procesy, oddělení, nebo osoby, které očekávají dodání služby, aby mohli provádět činnosti k uspokojení externího zákazníka. V mnoha případech se však stává, že administrativní procesy způsobují problémy právě oddělením, které poskytují finální produkt.
Optimalizací procesů v administrativě, odstraněním plýtvání a standardizací často zvýšíme celkový výkon společnosti bez nutnosti vysokých investic. Podpůrné procesy, ke kterým patří i administrativa, jsou stejně důležité jako výrobní procesy a ovlivňují celkové vnímání společnosti zákazníkem.
Zavedením prvků štíhlé výroby, jako jsou 5S, mapování toku hodnoty (Value Stream Mapping), Kaizen, nebo standardizace dokáže společnost ušetřit cenné zdroje. Už jen snížení počtu porad dokáže uvolnit pracovníky pro procesy s vyšší přidanou hodnotou.

Použití v praxi

Lean Office nebo štíhlá administrativa využívá prvky štíhlé výroby. Velmi častým obrazem firmy bývá, že se zaměřuje na zeštíhlení výrobních procesů, přičemž administrativní zůstávají bez povšimnutí. To však není správné. Je nutné si uvědomit, že výrobní a administrativní procesy jsou provázané. Například proces zakázek náhradních dílů je často komplikovaný. Zbytečně jsou zavedeny prvky TPM ve výrobě, pokud objednání náhradního dílu, nebo nářadí jsou kladeny nesmyslné administrativní překážky (nutnost schvalování vedoucími pracovníky nákupu, objednávání pouze pokud objednávka překročí určitou minimální hodnotu, různý přístup pracovníků nákupu atd.). Velmi kritickými bývají procesy spojené s nasazením výpočetní techniky, protože oddělení IT má často výhradní a jedinečné postavení ve společnosti a nerado procesy optimalizuje.
Prvním krokem pro zavedení štíhlé administrativy bývá změna myšlení pracovníků administrativy. Je třeba naučit je, že procesy, jejichž jsou vlastníky, jsou stejně důležité jako výrobní procesy. Jejich úkolem je naplnit co nejdříve a s co nejvyšší kvalitou požadavky interního nebo externího zákazníka. Velmi dobrým nástrojem pro spuštění štíhlé administrativy bývá 5S. Protože převzetí zodpovědnosti za vlastní, ale i sdílené prostory administrativy, bývá prvním krokem ke změně myšlení. Je třeba si uvědomit, že 5S není pouze jednorázová aktivita, ale systém, který je třeba udržovat a proto mu věnovat neustálou pozornost.
Později se může přistoupit k zavedení Kaizen systému, v jehož rámci pracovníci sami optimalizují vlastní procesy.
Důležitým krokem při zeštíhlování procesů je zmapování toku hodnoty (Value Stream Mapping). Administrativní procesy jsou často založeny na zpracování nehmotných vstupů (informace) a ztráty spojené s jejich zpracováním jsou obtížně viditelné. Je vhodné, pokud pomůže při mapování procesů zkušený kouč z oblasti výroby, nebo externí poradce. Stejně jako ve výrobě i zde rozlišujeme ztráty podle tzv. TIMWOODI kategorií:

• Transport - přenášení formulářů mezi odděleními, nelogicky uspořádaná kancelář, přesun informací, i elektronický, do centrální kanceláře a zpět.
• Inventory - rozpracované objednávky, nedokončené interní zakázky kvůli nesystematické práci a nezavedených standardem, nadbytečné množství formulářů na pracovišti.
• Movement - přesun pracovníků mezi kancelářemi, špatně uspořádaný prostor v kanceláří, vzdálený archiv, tiskárna na jiném patře.
• Waiting - úřední hodiny (administrativa nepracuje nepřetržitě), dávkové zpracování požadavků, neexistující zastupitelnost pracovníků.
• Overproduction - zbytečné formuláře, které se musí vyplnit, porady, výkazy.
• Overprocessing - nutnost vícenásobného potvrzování, vyžadované údaje nemají smysl a nesouvisí s požadavkem.
• Defects - ztracená žádost, špatně zpracována žádost, neefektivní komunikace mezi odděleními.
• Intelectual - provádění rutinních administrativních operací na úkor optimalizace procesů.

V mnoha případech jsou ztráty způsobené nadměrnými úkony potřebnými pro zpracování požadavků a chybějící standardní postupy, případně nedodržování standardních postupů.

Jak vám můžeme pomoci

Naše společnost poskytuje různé formy vzdělávání zaměřené na optimalizaci procesů. Patří k nim školení, workshopy, e-learning, nebo i poradenská činnost prováděná přímo ve společnosti.

Doporučená školení: