Huráá na řízení procesů - 3. část

1. Úvod
2. Blog
3. Odborná školení
4. Huráá na řízení procesů - 3. část

• nejde o jednorázovou záležitost, zda jednorázový projekt
• jedná se o začátek neustálého zlepšování a optimalizace
• vytvořením procesně orientované organizace se uplatňuje nový přístup k managementu.

 

Přechod na procesní management by mělo být rozhodnutím strategického charakteru, které musí být v souladu se strategií organizace. Je tedy nezbytné, aby jej učinil vrcholový management společnosti po důkladném zvážení přínosů a dopadů na organizaci. Součástí tohoto rozhodnutí musí být i definování cílů a rozsahu implementace procesního řízení ve společnosti. V neposlední řadě je nutné si zodpovědět otázku, zda implementace bude probíhat ve vlastní režii nebo s pomocí konzultanta. Neméně důležité je rozhodnutí ohledně softwarové podpory – např. již zmiňovaný QPR ProcessDesigner. Tak jako každé správné rozhodnutí, tak i toto musí obsahovat identifikaci potřebných zdrojů.

 

Následně je třeba sestavit tým, určit zodpovědnosti, kompetence a úkoly. 

 

Velmi důležitou fází je popsání současného stavu. V tomto kroku je třeba identifikovat, zmapovat a zakreslit stávající procesy ve společnosti tak, jak jsou prováděny aktuální, bez přidání optimalizace či úprav, aby „to vypadalo lépe“ než ve skutečnosti je. Součástí analýzy současného stavu je i identifikace aktuálně používané dokumentace.  Jak na to jsme si řekli v předchozím blogu. 

 

Výstupem analýzy současného stavu je procesní mapa, tedy sumarizace procesů ideálně zpracovaná do vybraného softwarového nástroje (QPR ProcessDesigner), ve kterém vytvoříme tzv. procesní model AS-IS.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Následuje analýza a optimalizace identifikovaných procesů. Součástí analýzy je identifikace chybějících kroků, činností, dokumentace, duplicitních kroků, vstupů, výstupů, apod. Cílem této fáze je na základě procesního auditu zhodnotit současné procesy a zároveň identifikovat potřebná optimalizační opatření a změny pro dosažení, lepší efektivity, vytíženosti zaměstnanců, vyšší kvality výstupů, lepší spokojenosti zákazníků apod.

 

V následujících krocích je třeba provést redesign procesů, tedy zapracovat identifikovaná optimalizační opatření a zpracovat tzv. procesní model TO-BE. Tento model již obsahuje nové procesy, změněné/optimalizované procesy, doplněné chybějící kroky, činnosti či dokumentaci. A dalo by se říci Hurráá máme hotovo. Ale teprve jsme jen začali. Dalším velmi důležitým krokem je příprava potřebných procesních ukazatelů pro měření efektivity a výkonnosti a jejich následné provázání na osobní ukazatele výkonnosti zaměstnanců (KPI). Máme nový model, ukazatele, dokumentaci... A teď asi ta nejtěžší cesta. Implementovat procesní model do života společnosti. Je třeba změnit organizační strukturu? Vznikly nám nové pracovní pozice či role? Potřebuji aktualizovat informační systémy a sběr dat pro vyhodnocování zadefinovaných ukazatelů? Jak změním reporting a controlling? Jak? Proč? Jakým způsobem? ...? ...? ...? To je jen pár otázek, které si musíme při implementaci procesního modelu do života společnosti zodpovědět. No a ještě nás čekají školení, školení, školení na nové procesy, ukazatele a s tím související interní audity, interní audity,... Samozřejmě, že nikdo není neomylný ai přesto, že zaměstnanci nové procesy zpřipomínkovali, upravovali, mnoho chyb a nedostatků „se ukáže“ až v době samotného spuštění do provozu. Nebojte se tyto procesy následně aktualizovat, upravit, zhodnotit změny a dopady na model a opět školíme, školíme, auditujeme a implementujeme.

 

A na „konci dne“ je třeba vyhodnotit zadefinované ukazatele z pohledu efektivnosti a výkonnosti procesů. Součástí monitorování a hodnocení musí být i efektivní komunikace o výsledcích zpětné vazby na TOP management a zaměstnance. Gratulujeme! Na základě naměřených výsledků je možné, ba přímo potřebné spustit optimalizaci a aktualizaci procesů, školení, implementaci znovu a znovu hodnotit.... tedy neustále se zlepšovat a zlepšovat své procesy na základě naměřených a vyhodnocených dat a ukazatelů.

 

Gratulujeme! Jste na správné cestě, resp. kolečku neustálého zlepšování!

 

Chcete-li se dozvědět více, přihlaste se na naše veřejné online kurzy na téma Mapování procesů, Řízená dokumentace. Těšíme se na Vás!

Doporučená školení:

Mohlo by Vás zajímat:

• Výkon interních auditů ve smyslu požadavků ISO 9001 a GDP pro farmaceutické přepravce
• Certifikace systému managementu kvality podle normy ISO 9001