Klíčové body pro efektivní řízení dokumentace podle ISO 9001

1. Úvod
2. Blog
3. Normy ISO
4. Klíčové body pro efektivní řízení dokumentace podle ISO 9001

ISO 9001 je mezinárodní standard pro řízení kvality. Jeho cílem je zlepšit výkonnost organizace a zajistit spokojenost zákazníků prostřednictvím řízení procesů a kontroly kvality v celé organizaci. Dokumentace hraje důležitou roli při dosahování cílů ISO 9001. Řízení dokumentace je součástí samotného systému managementu kvality. Řízení dokumentace zahrnuje procesy a postupy pro vytvoření, aktualizaci, schvalování, distribuci, uchovávání a kontrolu těchto dokumentů.

Mezi základní body jak začít řídit dokumentaci patří:

• Identifikace potřebné dokumentace: Identifikujte všechny dokumenty, které jsou nezbytné pro její řízení. Mezi nejdůležitější dokumenty, které společnost potřebuje řídit patří:
  • politiky,
  • směrnice pracovní postupy,
  • plány,
  • záznamy.

• Vytvoření hierarchie dokumentace: Vytvořte hierarchii dokumentace, která zohledňuje vztahy a závislosti mezi dokumenty. Například politiky a postupy mohou být na vyšší úrovni, zatímco pracovní postupy mohou být na nižší úrovni. Tato hierarchie pomáhá udržovat pořádek a jasnost v dokumentaci.

• Definování formátů a stylu dokumentů: Určete, jaké formáty a styly se budou používat při tvorbě dokumentů. Můžete například stanovit, že všechny dokumenty musí obsahovat určité položky, jako jsou název, datum, verze, odpovědná osoba a podobně. Tímto způsobem se zajistí jednotnost a snazší čitelnost dokumentů.

• Stanovení procesů pro správu dokumentace: Vytvořte procesy a postupy pro správu dokumentace. To zahrnuje vytvoření pravidel pro vytváření, aktualizaci, schvalování, ukládání, distribuci a archivaci dokumentů. Stanovte, kdo je zodpovědný za provádění těchto procesů a jaké jsou příslušné postupy.

• Zabezpečení přístupu a kontrolování: Vytvořte mechanismy pro zabezpečení přístupu k dokumentaci a její kontroly. Určete, které osoby mají povolení ke čtení, úpravě nebo schvalování dokumentů. Zajistěte, aby se v dokumentaci udržovaly záznamy o změnách, a provádějte pravidelné kontroly, aby se zjistily a odstranily nesrovnalosti.

• Vzdělávání a zaškolení: Zajistěte, aby zaměstnanci byli seznámeni s procesy řízení dokumentace a věděli, jak s dokumenty pracovat.

Řízení dokumentace je důležitou součástí efektivního systému managementu kvality v organizaci. Správné řízení dokumentace zajišťuje systematický přístup k procesům a postupům, zlepšuje sledovatelnost činností, zajišťuje konzistenci a dodržování právních a regulačních požadavků. Řízení dokumentace také pomáhá udržovat kontinuitu činností organizace a chrání její know how. Prostřednictvím řízení dokumentace organizace může dosáhnout zlepšení výkonu, transparentnost, odpovědnost a spokojenost zákazníků.

Doporučená školení:

Mohlo by Vás zajímat:

• Výkon interních auditů ve smyslu požadavků ISO 9001 a GDP pro farmaceutické přepravce
• Certifikace systému managementu kvality podle normy ISO 9001