ROZHOVOR: Co je Lean Six Sigma

1. Úvod
2. Blog
3. Odborná školení
4. ROZHOVOR: Co je Lean Six Sigma

Představujeme Vám nový blog, který bude psaný formou rozhovorů s našimi odbornými lektory. V následujících blozích postupně vysvětlíme základní pojmy, nástroje a metody využívané v systémech managementu. 
V prvním rozhovoru pan Ing. Tomáš Foltin vysvětlí co je Lean Six Sigma a základní pojmy z této metody. 

Co je Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma je jako kufřík s nástroji. Namísto kladiva, kleští a šroubováků v ní můžeme najít nástroje, které řeší problémy spojené s jakýmkoli procesem. Je jedno, jestli je to proces výroby, poskytování služeb, nebo přípravy večeře v domácích podmínkách. Problémy, které Lean Six Sigma původně řešila, vyplývaly ze stavu ekonomiky Japonska po druhé světové válce. Podrobnosti si o vzniku Lean Six Sigma si mohou čtenáři najít na wikipedii . V podstatě šlo o jeden významný faktor. Nedostatek. Nedostatek materiálů, surovin, lidí, strojů, zdrojů a podobně. 

 
Jaké jsou základní pojmy v Lean Six Sigma?

Nedostatek

Nedostatek generuje potřebu zacházet s dostupnými zdroji co nejefektivněji. S co nejmenšími ztrátami jakéhokoliv druhu. Nejen ztrátami materiálu, nebo energie. Počítá se i ztráta času, lidského potenciálu, místa. A tady někde, v tomto prostředí, se rodí postupně systém, který dnes známe jako Lean Six Sigma. Nevznikla ze dne na den, rodila se během desetiletí a rozvoji přispěly kromě Japonska i další země, zejména USA.

V současnosti máme k dispozici systém, který dokáže efektivně eliminovat ztráty. Pokud je systém správně implementován, proces by měl produkovat výrobky stejné nebo vyšší kvality, než před jejím zavedením. Akorát rychleji, efektivněji tím i s menšími náklady. Nezapomínejme také na člověka. Ten je středem zájmu Lean Six Sigma procesů. 
Změna chápána jako zavedení, nebo také implementace Lean Six Sigma je změnou myšlení člověka na jakékoliv pozici ve firmě.
 

Ztráta

Ztráta je vše, co zákazník na konečném produktu neocení. Není za to ochoten platit. To znamená, že z pohledu výrobce jsou to vyhozené zdroje. To je příliš abstraktní teoretická úvaha, řekněme si něco konkrétnější.

Jsem majitelem malého podniku a vyrábím. Během výrobního procesu vzniká odpad, například zmetky, které pravidelně likviduji. Z drahocenných surovin (vzpomeňme si na situaci v Japonsku) vyrábím něco, co skončí na smetišti. A nejen to. Já na ten odpad použiji i část lidských zdrojů. Někdo materiál, který skončil v odpadu, musel objednat a také zpracovat. Tyto lidi jako zaměstnavatel platím. Navíc jsem na výrobu odpadu použil energie a stroje, které také musím zaplatit. Pokud si to shrnu, nakoupím materiál, nechám ho zpracovat a následně ho vyhodím. To nezní velmi racionálně. V tomto okamžiku si můžete říct "No a co. Vždyť si to započítám do koncové ceny výrobku. "To je pravda. Ale je váš zákazník ochoten náklady spojené s odpadem snášet? Pravděpodobně ne. Sice o nich mnoho neví, protože nikdo neprodává zboží s označením: Cena výrobku = 25 EUR, Cena odpadu = 5 EUR, Koncová cena pro zákazníka = 30 EUR. Jenže na trhu nejste sami a vedle má podobný podnik váš soused. A ten dokáže vyrobit totéž, s menším odpadem. Jeho koncová cena nebude 30 EUR, ale 28 EUR. Ke komu půjde potenciální zákazník? Je proto rozumné přemýšlet dopředu.

Snažit se najít ztráty a snažit se je eliminovat. Zvýší se tím vaše schopnost konkurovat jiným a roste i spokojenost zákazníka (koupí levnější). Ušetřené prostředky může firma použít rozumnější, a ne jejich vyhodit. A to je situace, která je výhrou pro každého. Pro zákazníka, protože může dostat levnější produkt, pro firmu, neboť získá dodatečné zdroje na vlastní rozvoj a také pro zaměstnance, protože budou lépe ohodnoceni. Nespokojené budou jen pravděpodobně oprávněné organizace na odstraňování odpadu, protože jim měsíčně budete platit méně za odvoz odpadu.
 

Kvalita

Pod pojmem kvalita se schovává soubor všech vlastností výrobku a služeb, které naplňují zákazníka pocitem spokojenosti s daným výrobkem a službou. To je komplikovaná poučka. Raději pojďme na něco konkrétního. Koupíte si v obchodě bonboniéru. Je docela pěkně zabalená a chcete ji darovat své mámě na narozeniny. Cena se vám zdá přiměřená. Když ji společně rozbalíte a otevřete, zjistíte, že v obrovské krabici je pár pralinek, hromada obalového materiálu a spousta vzduchu. Navíc pralinky jsou jakési poškrábané a jedna je vyteklá. Máma se sice tváří, že jí to nevadí a hlavní je, že se vidíte a jste všichni zdraví, ale ve vás to vře. Cítíte se, slušně řečeno, velmi nespokojený. Navíc, když jste stejnou bonboniéru koupili pro mámu loni, bylo tam o pět pralinek více. Půjdete koupit tutéž bonboniéru na další rok? Spíše ne a budete hledat něco jiného, cosi co víc splní vaše představy o kvalitní bonboniéře. A jsme u toho. Vaše představa je něco, co je dokonalé a Vy se snažíte na trhu najít zboží, které splní co nejlépe vaši představu. Správný obal, dost pralinek, které budou pěkné na pohled a nevytečené. A chcete, aby to tak bylo stále, abyste nezažili nepříjemné překvapení z nečekané změny na příští rok. Toto vše se dá shrnout pod pojmem "kvalita". Je to zhmotnění vašich představ do konkrétního produktu. V případě, že se vaše představa shoduje s výrobkem ve vysoké míře, jste ochotni zaplatit i o něco více, než byste zaplatili za výrobek, který splňuje vaše představy částečně. Co ale pokud narazíte na výrobek, který splňuje téměř dokonale vaše představy, ale nemůžete si ho dovolit koupit, protože je příliš drahý? Inu, jednoduše si ho nekoupíte.

Otočme nyní pohled o 180 stupňů. Který výrobce je v této situaci výhercem? Ten levný, ten příliš drahý, nebo ten, který trefil cenu i naplnil vaše představy? Ten levný asi ne. Při něm máte pocit, že si říká o hodně za to, co nabízí. Totéž platí i pro drahého výrobce. Ten, kdo trefí vaše očekávání a umí nabídnout přiměřenou cenu je vítěz. Možná to zní neuvěřitelně, ale i toto lze dosáhnout zavedením Lean Six Sigmy. A jako bonus pomocí ní dokážete sledovat, zda jsou výrobky stále v takové kvalitě, jakou zákazník očekává a co máte dělat, pokud najednou z výrobního pásu začnou vycházet zmetky.
 
Lean Six Sigma je změnou myšlení člověka

Ve velmi zjednodušeném pojetí organizace firmy existuje vrstva manažerů a vrstva vykonavatelů rozkazů. Manažer přikazuje, vykonavatel provádí. Je to docela fajn v případě, že manažer je génius a ví přesně, co dělá. Má jasnou vizi a ví jak jí dosáhnout. Procesy ve firmě zná do detailů a ví, jak je zlepšit. Ví uhlídat kvalitu produktu a zná zákazníky tak dobře, že ví, co chtějí. Přestože by měla firma fungovat jako dobře naolejovaný stroj, skřípe to v ní. Podřízení jsou nespokojeni. Cítí se frustrovaní, protože nemají podíl na rozhodování o své práci. Vše dostanou nařízeno shora. Manažer je frustrovaný, protože cítí enormní zátěž a zodpovědnost. Cítí, že chybu udělat nesmí. Když by ji i náhodou udělal, nesmí si ji přiznat. Jak je to možné? Proč to nefunguje dobře?

Vyplývá to z povahy člověka. Jsme lidé, ne stroje. V každém z nás je kousek vůdce, manažera, tvůrce, vývojáře. A v každém je i kousek Strašpytlíka, nejistého jedince, který se potřebuje poradit, když neví, jak na to. Zde někde začíná změna myšlení člověka v rámci Lean Six Sigma. Je to ta nejtěžší věc, jaká stojí před těmi, kteří se rozhodli jít do zavedení Lean Six Sigmy. Ztráty a kvalita se dají uhlídat matematickými modely a statistickým sledováním procesů. Ale změnit chování lidí uvnitř firmy, to dokážou pouze samotní lidé. Pokud je to tak těžké, proč to všechno dělat? Důvod je, že změnou myšlení v rámci firmy dokážeme eliminovat nejdůležitější ztrátu. Ztrátu lidí. Materiál, stroj, obal, elektřina, to se dá relativně snadno koupit. Nicméně člověk, který je odborník ve svém oboru, pracuje spolehlivě a rád, navíc přemýšlí nad svou prací, je dostupný na trhu velmi těžko. Ztráta takového člověka, ať pracuje na kterékoli pozici ve firmě, bolí. Je jedno, jestli je to dělník od pásu, nebo ředitel. 
 
Co se vlastně změní zavedením Lean Six Sigmy? 

Přístup jednotlivých zaměstnanců a majitelů k problémům. Část rozhodovacích pravomocí přejde přímo na ty, kteří činnost provádějí. Oni se stanou manažery a vlastníky procesů. Část pracovních povinností přejde od vykonavatelů rozkazů na manažery až vlastníky. Firma formálně nezmění svou hierarchickou strukturu a ani se neočekává, že výrobní ředitel bude pracovat na páteční noční směně, zatímco elektrikář povede poradu k ekonomické situaci firmy. Očekává se však, že management nebude přikazovat, ale spíše silou své pozice pomáhat řešit problémy, které vzniknou. Budou se zasazovat o zlepšování procesů běžících ve firmě a budou dbát na to, aby jejich podřízení byli spokojeni, doceněni a aby se věnovali činnostem, které mají smysl. Musí dbát na rozvoj svých podřízených a musí podporovat všechny dobré nápady, které vzejdou z hlav jejich podřízených a vedou ke zlepšení výkonu firmy. Naopak od podřízených se očekává změna přístupu od "já to jen provádím" na" já vím, jak se to dělá a vím, že by se to dalo i lepší". 

Změna z pasivního na aktivní přístup k plnění si svých pracovních povinností se nazývá "vlastnický přístup". Pokud se obě tyto změny stanou současně a upřímně, vznikne nový typ vztahů. Podřízení už nebudou vykonavateli, protože sami budou rozhodovat o procesech, které provádějí. Manažeři už nebudou veliteli, ale spíše podporovateli dobře míněných změn a vůdci, kteří dokážou své podřízené převést přes problémy. Stanou se odborníky a budou umět poradit nezištně a s pocitem uspokojení.

Z vlastní zkušenosti vím, že tato změna je běh na dlouhé tratě. Možná na několik let a paradoxně rychleji se dokážou přizpůsobit podřízení, než management. I to souvisí s lidskou povahou. Ztráta pocitu moci nad někým je bolestivá. Moc chutná velmi opojně a mnozí manažeři se jí nevědí vzdát. A tady, v tomto bodě, někdy celý systém zkolabuje. Vinu na jeho neúspěchu nenese samotný systém, ale pouze jeho nositelé.
 

Něco na závěr

Pokud bych shrnul celý tento článek do několika slov. Lean Six Sigma je soubor technik a nástrojů, který pomáhá zabránit ztrátám materiálu, energie, zákazníků a lidských zdrojů. Ve středu pozornosti je zákazník, jako externí činitel a zaměstnanec, jako interní a nejdůležitější činitel. Lean Six Sigma je cesta upřímnosti, pokory a snahy dělat lidi spokojenějšími. Pokud jste se setkali s něčím jiným, pravděpodobně to nebyla ta pravá ořechová Sigma.

Doporučená školení: